Porządek w dokumentach – bez niego od razu na własne życzenie sytuujemy nasze przedsiębiorstwo na straconej pozycji. Po pierwsze, jeśli nie zadbamy o archiwizowanie dokumentów, czekają nas konsekwencje prawne. Po drugie, nie ma co ukrywać, uporządkowane akta zwyczajnie ułatwiają pracę i podnoszą jej komfort.
Usługa archiwizowania dokumentów – jakie akta podlegają profesjonalnemu porządkowaniu?
W tym procesie porządkujemy bardzo różną dokumentację. Mowa m.in. o licznych aktach księgowych, a więc ewidencjach środków trwałych, ewidencjach przebiegu pojazdu, rejestrach VAT, fakturach sprzedaży i zakupu, notach księgowych, notach korygujących, dowodach wewnętrznych i fakturach korygujących.
Archiwizacja dokumentów oznacza także uporządkowanie akt związanych z ZUS. Akta, które zaliczymy do tej grupy to m.in.:
- konie deklaracji rozliczeniowych;
- kopie raportów miesięcznych;
- dokumenty korygujące.
Kolejnym ważnym typem akt, którym zajmą się specjaliści, oferujący taką usługę jak archiwizacja dokumentów, jest dokumentacja kadrowa. W praktyce są to wszystkie akta, które w jakiś sposób wiążą się z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem. By dobrze wywiązać się z obowiązków, musimy więc właściwie uporządkować nie tylko akta osobowe pracowników, ale też taką dokumentację jak np. listy płac, karty ewidencyjne przydziału wyposażenia roboczego itp.
Jak widać typów dokumentacji jest sporo. Sprawy nie ułatwia także fakt, że poszczególne typy akt podlegają różnym okresom przechowywania. Archiwista zajmujący się dobrze swoim zadaniem musi je znać. Jego praca musi ułatwić więc nie tylko praktyczne korzystanie ze zbiorów (szybkie przeglądanie, odszukiwanie i zarządzanie aktami), ale też wywiązywanie się firmy z ustawowych obowiązków. Ich zaniedbanie to konsekwencje w postaci wysokich kar pieniężnych, więc zdecydowanie warto pochylić się nad tym z uwagą.
Tanie archiwizowanie dokumentów – jakie zalety ma profesjonalna usługa?
Jeśli zatroszczymy się o to, by archiwizacja dokumentów była wykonana przez godny zaufania podmiot, będziemy mogli mieć pewność, że obowiązujące przepisy są przestrzeganie. Tanie archiwizowanie dokumentów pozwoli nam także oszczędzić cenny czas zatrudnionych osób – pracowniczki i pracownicy będą mogli bowiem w stu procentach poświęcić się zadaniom, na którym znają się najlepiej. Archiwizacja dokumentów to coś, co możemy powierzyć m.in. takiej firmie jak Destroy&Recycling.